第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)信托業(yè)務(wù)檔案管理，[在杭州注冊香港公司服務(wù)] 保證信托業(yè)務(wù)的安全和合法性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國信托法》、《信托公司管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條 信托業(yè)務(wù)檔案是指公司在辦理信托業(yè)務(wù)過程中形成的，記錄和反映信托業(yè)務(wù)的重要文件和憑據(jù)，主要由信托文件、相關(guān)契約及憑據(jù)、交易對手的基本資料、公司綜合管理資料等組成。
第三條 信托業(yè)務(wù)檔案按照集中統(tǒng)一管理原則進(jìn)行規(guī)范化管理。
第四條 信托業(yè)務(wù)檔案按單筆業(yè)務(wù)建立，一筆業(yè)務(wù)一檔。信托業(yè)務(wù)檔案移交、立卷 、保管、調(diào)閱、提取、等做到科學(xué)管理、有效利用，嚴(yán)防毀損散失，確保信托業(yè)務(wù)檔案的完整性與安全性。
第五條 信托業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)具備熟悉信托業(yè)務(wù)、工作責(zé)任心強(qiáng)。信托業(yè)務(wù)檔案涉及國家、公司和交易對手機(jī)密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
第六條 本辦法所稱信托業(yè)務(wù)類型包括證券投資類、收益權(quán)類、股權(quán)投資類、信托貸款類、信貸資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓類、票據(jù)資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓類以及其他信托業(yè)務(wù)類型。
第七條 本辦法所稱信托業(yè)務(wù)檔案管理部門是指風(fēng)險(xiǎn)管理部。
第八條 各業(yè)務(wù)部門要認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司制定的有關(guān)信托業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、組卷、移交、立卷、調(diào)閱、提取等制度，做到科學(xué)管理、有效利用，嚴(yán)防損毀散失，確保信托業(yè)務(wù)檔案的完整和安全。
第二章 部門職責(zé)
第九條 業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、組卷、移交工作，并對檔案資料的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行核對。
業(yè)務(wù)部門指定由專人整理、移交業(yè)務(wù)檔案（以下簡稱綜合員）。
第十條 檔案管理部門負(fù)責(zé)對移交來的業(yè)務(wù)檔案的完整性、合規(guī)性、有效性和一致性進(jìn)行審核，及業(yè)務(wù)檔案入庫后的整理、上架排放、檔案安全等日常管理工作。
檔案管理部門指定作業(yè)監(jiān)督員負(fù)責(zé)風(fēng)對移交來的業(yè)務(wù)檔案的完整性、合規(guī)性、有效性和一致性進(jìn)行審核。
檔案管理部門指定檔案管理員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案入庫后的整理、上架排放、檔案安全等日常管理工作。
第三章 信托業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍
第十一條 歸檔范圍
（一）證券投資類
（1）項(xiàng)目盡職調(diào)查報(bào)告、項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目審批單；
（2）向銀監(jiān)局的報(bào)備材料（如有）、法律意見書、信托計(jì)劃說明書；
（3）資金信托合同、集合信托委托人明細(xì)；
（4）保管類文件（保管合同、資金劃付協(xié)議、監(jiān)管協(xié)議等）；
（5）投資顧問合同、投資顧問授權(quán)委托書（如有）；
（6）經(jīng)紀(jì)服務(wù)協(xié)議；
（7）證券賬戶卡原件及復(fù)印件（原件交予保管行的，由保管行出具接收手續(xù)）；
（8）投資顧問資料（企業(yè)加蓋公章）：經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程、法人代表身份證、驗(yàn)資報(bào)告、業(yè)績證明材料等；
（9）其他資料:集合信托成立時報(bào)銀監(jiān)局的成立報(bào)告（信托經(jīng)理簽字）、按合同約定季度管理報(bào)告（采用公司統(tǒng)一版本）、保管行出具的季度保管報(bào)告；
（10）信托項(xiàng)目清算報(bào)告（信托清算時提供）。
（二）股權(quán)投資類
（1）項(xiàng)目盡職調(diào)查報(bào)告、項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目審批單；
（2）向銀監(jiān)局的報(bào)備材料（如有）、法律意見書、信托計(jì)劃說明書；
（3）資金信托合同、集合信托委托人明細(xì)（電子版）；
（4）保管類文件（保管合同、資金劃付協(xié)議、監(jiān)管協(xié)議等）；
（5）增資擴(kuò)股協(xié)議、股權(quán)回購協(xié)議、保證合同；
（6）目標(biāo)公司為國有獨(dú)資公司的，提供政府有關(guān)增資的批準(zhǔn)文件、回購資金納入財(cái)政預(yù)算的函件、人大批復(fù)及政府財(cái)政收支情況資料等；
（7）目標(biāo)公司為非國有獨(dú)資公司的，提交股東會或董事會關(guān)于增資擴(kuò)股或股權(quán)轉(zhuǎn)讓的決議、出資證明書；
（8）我公司派駐董事、監(jiān)事函件及被委派人員身份證明；
（9）股權(quán)投資目標(biāo)公司資料（企業(yè)加蓋公章）：包含但不限于經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶許可證、貸款卡復(fù)印件、公司章程、法人代表身份證復(fù)印件、印鑒樣本、貸款卡信息查詢資料及說明、近年財(cái)務(wù)報(bào)告及審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告；股權(quán)變更后新的營業(yè)執(zhí)照、公司章程、驗(yàn)資報(bào)告等；
（10）股權(quán)回購公司的資料（企業(yè)加蓋公章）：包含但不限于經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶許可證、貸款卡復(fù)印件、公司章程、法人代表身份證復(fù)印件、印鑒樣本、貸款卡信息查詢資料及說明、近年財(cái)務(wù)報(bào)告及審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等；
（11）投資建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)批準(zhǔn)文件、項(xiàng)目的可研報(bào)告等；其中投資于房地產(chǎn)項(xiàng)目的，提交企業(yè)開發(fā)資質(zhì)證書，四證（如有），項(xiàng)目資本金出資比例證明文件等（本條款檔案材料由企業(yè)加蓋公章）；
（12）回購擔(dān)保相關(guān)資料
保證人資料（企業(yè)加蓋公章）：包含但不限于經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶許可證、貸款卡復(fù)印件、公司章程、法人代表身份證復(fù)印件、印鑒樣本、貸款卡信息查詢資料及說明、近年財(cái)務(wù)報(bào)告及審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等；
抵押合同及權(quán)屬證明、質(zhì)押合同及權(quán)屬證明，抵押或質(zhì)押登記手續(xù)。
（13）其他資料:集合信托成立時報(bào)銀監(jiān)局的成立報(bào)告（信托經(jīng)理簽字）、按合同約定季度管理報(bào)告（采用公司統(tǒng)一版本）、保管行出具的季度保管報(bào)告、目標(biāo)公司定期財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告，派駐董監(jiān)事的盡責(zé)管理報(bào)告；
（14）信托項(xiàng)目清算報(bào)告（信托清算時提供）。
（三）信托貸款類
（1）項(xiàng)目盡職調(diào)查報(bào)告、項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目審批單；
（2）向銀監(jiān)局的報(bào)備材料（如有）、法律意見書、信托計(jì)劃說明書；
（3）資金信托合同、集合信托委托人明細(xì)（電子版）；
（4）保管類文件（保管合同、資金劃付協(xié)議、監(jiān)管協(xié)議等）；
（5）信托貸款合同；
（6）借款借據(jù)；
（7）保證合同、借款保函等（如有）；
（8）抵押或質(zhì)押合同及證明文件（如他項(xiàng)權(quán)利證書等）（如有）；
（9）借款人董事會或股東會決議、借款申請書、借款人關(guān)于借款用途的說明及依據(jù)（如項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、可研報(bào)告等）；
（10）借款人資料（企業(yè)加蓋公章）：包含但不限于經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶許可證、貸款卡復(fù)印件、公司章程、法人代表身份證復(fù)印件、印鑒樣本、貸款卡信息查詢資料及說明、近期財(cái)務(wù)報(bào)表、近三年年經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等；其中借款人為房地產(chǎn)開發(fā)公司的，提交開發(fā)項(xiàng)目的“四證”及企業(yè)開發(fā)資質(zhì)證書；
（11）擔(dān)保人資料（企業(yè)加蓋公章）包含但不限于：
①擔(dān)保人經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、貸款卡及貸款卡密碼、稅務(wù)登記證、開戶許可證、法人代表身份證復(fù)印件、印鑒樣本、驗(yàn)資報(bào)告；貸款卡信息查詢資料；
②擔(dān)保人根據(jù)公司章程同意為本項(xiàng)信托貸款提供擔(dān)保的董事會或股東會決議書面材料，并單獨(dú)提供擔(dān)保承諾函；
③擔(dān)保人經(jīng)審計(jì)的上年和最近一期財(cái)務(wù)報(bào)表；
④擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)屬證明文件及擔(dān)保標(biāo)的的評估報(bào)告（如有）；
⑤有關(guān)部門出具的同意擔(dān)保書面文件（如有）；
⑥擔(dān)保合同及擔(dān)保標(biāo)的物清單及我公司為第一受益人的保險(xiǎn)單（如有）；
（12）其他資料:集合信托成立時報(bào)銀監(jiān)局的成立報(bào)告（信托經(jīng)理簽字）、按合同約定季度管理報(bào)告（采用公司統(tǒng)一版本）、保管行出具的季度保管報(bào)告、監(jiān)管銀行的監(jiān)管報(bào)告、目標(biāo)公司定期財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告；
（13）信托項(xiàng)目清算報(bào)告（信托清算時提供）。
（四）股權(quán)收益權(quán)投資類
（1）項(xiàng)目盡職調(diào)查報(bào)告、項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目審批單；
（2）向銀監(jiān)局的報(bào)備材料（如有）、法律意見書、信托計(jì)劃說明書；
（3）資金信托合同、集合信托委托人明細(xì)（電子版）；
（4）保管類文件（保管合同、資金劃付協(xié)議、監(jiān)管協(xié)議等）；
（5）股權(quán)收益權(quán)轉(zhuǎn)讓及回購合同（具有強(qiáng)制執(zhí)行效力公證書）；
（6）股權(quán)質(zhì)押合同（具有強(qiáng)制執(zhí)行效力公證書）；
（7）證券質(zhì)押登記證明原件、股權(quán)抵押登記工商手續(xù)原件（如果根據(jù)保管協(xié)議規(guī)定原件交給保管銀行保管的，保管復(fù)印件，并由保管行出具接收手續(xù)）；
（8）擔(dān)保合同（如有）；
（9）融資公司董事會或股東會決議、關(guān)于資金用途的說明及依據(jù)（如項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、可研報(bào)告等）、標(biāo)的股票資料、授權(quán)情況資料；
（10）融資公司資料（企業(yè)加蓋公章）：包含但不限于經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶許可證、貸款卡復(fù)印件、公司章程、法人代表身份證復(fù)印件、印鑒樣本、貸款卡信息查詢資料及說明、近年財(cái)務(wù)報(bào)告及審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等；
（11）擔(dān)保人資料（企業(yè)加蓋公章）包含但不限于：
①擔(dān)保人經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、貸款卡及貸款卡密碼、稅務(wù)登記證、開戶許可證、法人代表身份證復(fù)印件、印鑒樣本、驗(yàn)資報(bào)告；貸款卡信息查詢資料；
②擔(dān)保人根據(jù)公司章程同意為本項(xiàng)信托貸款提供擔(dān)保的董事會或股東會決議書面材料，并單獨(dú)提供擔(dān)保承諾函；
③擔(dān)保人經(jīng)審計(jì)的上年和最近一期財(cái)務(wù)報(bào)表；
④擔(dān)保標(biāo)的物權(quán)屬證明文件及擔(dān)保標(biāo)的的評估報(bào)告（如有）；
⑤有關(guān)部門出具的同意擔(dān)保書面文件（如有）；
⑥擔(dān)保合同及擔(dān)保標(biāo)的物清單及我公司為第一受益人的保險(xiǎn)單（如有）；
（12）其他資料:集合信托成立時報(bào)銀監(jiān)局的成立報(bào)告（信托經(jīng)理簽字）、按合同約定季度管理報(bào)告（采用公司統(tǒng)一版本）、保管行出具的季度保管報(bào)告、目標(biāo)公司定期財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告；
（13）信托項(xiàng)目清算報(bào)告（信托清算時提供）。
（五）信貸資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓類
（1）項(xiàng)目盡職調(diào)查報(bào)告、項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目審批單；
（2）資金信托合同；
（3）保管類文件（保管合同、資金劃付協(xié)議、監(jiān)管協(xié)議等）；
（4）信貸資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同；
（5）轉(zhuǎn)讓標(biāo)的清單；
（6）信貸資產(chǎn)類文件（原始借款合同、質(zhì)押合同、保證合同、他項(xiàng)權(quán)利證書等）；
（7）按合同約定出具季度管理報(bào)告、保管行出具的季度保管報(bào)告；
（8）信托項(xiàng)目清算報(bào)告（信托清算時提供）。
（六）票據(jù)資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓類
（1）項(xiàng)目盡職調(diào)查報(bào)告、項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目審批單；
（2）資金信托合同；
（3）保管類文件（保管合同、資金劃付協(xié)議、監(jiān)管協(xié)議等）；
（4）票據(jù)資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同；
（5）轉(zhuǎn)讓標(biāo)的清單；
（6）票據(jù)資產(chǎn)類文件（銀行承兌匯票等）；
（7）按合同約定出具季度管理報(bào)告、保管行出具的季度保管報(bào)告；
（8）信托項(xiàng)目清算報(bào)告（信托清算時提供）。
第四章 整理和移交
第十二條 信托業(yè)務(wù)檔案的整理
（一）組卷。
業(yè)務(wù)檔案按照信托項(xiàng)目的設(shè)立而進(jìn)行歸檔，一筆一檔。
（二）編目。
1．編制頁碼。[在南京注冊香港公司服務(wù)]隨每筆業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的檔案以“卷”為單位編寫流水頁碼，用自動號碼機(jī)（8位數(shù)字）統(tǒng)一在每頁文件的右下角卡流水號。
2．編制目錄。業(yè)務(wù)檔案案卷文件目錄的格式及填寫要求詳見附件1，附件樣表格式不得修改。
綜合員完成上述整理工作后將檔案進(jìn)行移交至作業(yè)監(jiān)督員。
3．整理封存。
作業(yè)監(jiān)督員審核檔案通過后檔案移交至檔案管理員，由檔案管理員將檔案裝盒歸檔，檔案盒的填寫包括“盒封面”和“盒脊”。檔案盒封面的填寫“部門名稱”。檔案盒脊背的填寫項(xiàng)包括：“部門名稱”、 “年度”“盒號”。其中“年度”表示該盒檔案實(shí)體案卷發(fā)生的年份，跨年度的則填寫起始年～結(jié)束年。
（三）業(yè)務(wù)部門綜合員在移交信托業(yè)務(wù)檔案時需將信托檔案空白處填寫完整，包括:合同編號（合同封皮及合同內(nèi)）、委托人信息、信托金額、資金帳號、簽署日期、回購日期、仲裁地點(diǎn)及其他涉及到的相關(guān)信息。
第十三條 業(yè)務(wù)部門綜合員在于信托成立后15個日內(nèi)將業(yè)務(wù)檔案移交至作業(yè)監(jiān)督員。對未按規(guī)定的時間移交檔案的部門，將由檔案管理部部門發(fā)送項(xiàng)目催交函件，發(fā)送對象為：移交部門全體人員、相應(yīng)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)、稽核審計(jì)部。信托項(xiàng)目成立后20日內(nèi)尚未移交業(yè)務(wù)檔案的，將于公司OA辦公系統(tǒng)刊發(fā)《關(guān)于未及時移交信托業(yè)務(wù)檔案的通報(bào)》。信托項(xiàng)目成立后30日內(nèi)尚未移交業(yè)務(wù)檔案及資料的，將報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。
第十四條 作業(yè)監(jiān)督員接收檔案時，必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)，認(rèn)真審核以下內(nèi)容：
1.核對移交檔案的數(shù)量和每份文件的頁數(shù)；
2.核查每份文件資料的構(gòu)成要素，包括名稱、內(nèi)容、簽章、日期。檢查文件之間的關(guān)聯(lián)性。審核無誤后方可辦理交接手續(xù)。對于存有問題的檔案或不屬于歸檔范圍的資料應(yīng)及時退回，并督促移交人員盡快補(bǔ)齊資料或修改有誤部分，應(yīng)在5日內(nèi)重新辦理移交。
3.檔案交接單一式三份，移交人、接交人各一份，檔案中留存一份。
第五章 調(diào)閱、外借、提取
第十五條 “調(diào)閱”是指人員在檔案管理部門現(xiàn)場利用檔案。調(diào)閱業(yè)務(wù)檔案必須嚴(yán)格履行調(diào)閱手續(xù)。公司人員調(diào)閱檔案，需進(jìn)行網(wǎng)上審批流程，經(jīng)其部門經(jīng)理簽字和檔案管理部門經(jīng)理簽字同意；公、檢、法等機(jī)構(gòu)人員調(diào)閱業(yè)務(wù)檔案，須持本人有效證件和單位公函，經(jīng)主管風(fēng)險(xiǎn)管理部領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并由接待部門人員陪同，方可調(diào)閱。調(diào)閱人對所需的檔案可以復(fù)印，但不得將原件帶走。
第十六條 “外借”是指公司人員將檔案借出檔案部門。業(yè)務(wù)檔案原則上不準(zhǔn)外借，確因工作需要借出的，必須嚴(yán)格履行外借審批手續(xù)。借出業(yè)務(wù)檔案，需進(jìn)行網(wǎng)上審批流程，經(jīng)辦人部門經(jīng)理和檔案管理部門經(jīng)理簽字同意，最長不得超過15天。辦理外借手續(xù)同時留存該檔案復(fù)印件一套，當(dāng)歸還外借檔案時，檔案管理員應(yīng)仔細(xì)核對檔案內(nèi)容是否與復(fù)印件一致。
第十七條 “提取”是指業(yè)務(wù)部門將客戶的權(quán)證資料提出檔案管理部門歸還客戶。權(quán)證資料的提取須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，信托到期時，由信托經(jīng)理持相關(guān)證明，進(jìn)行網(wǎng)上審批流程，經(jīng)其部門經(jīng)理簽字和檔案管理部門經(jīng)理簽字同意，方可辦理提取。
第六章 責(zé) 任
第十八條 檔案管理人員要對業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，對損毀、遺失、擅自銷毀信托業(yè)務(wù)檔案，擅自對外提供、透露信托業(yè)務(wù)檔案，涂改、偽造、出賣信托業(yè)務(wù)檔案等行為，視情節(jié)輕重對責(zé)任人給予行政處分；造成損失的，責(zé)令賠償損失；開除；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
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