作為外貿(mào)業(yè)務(wù)員，每天都會(huì)收到很多電子郵件（哦，你每天只有一封，那努力吧），那么你是如何管理和答復(fù)這些郵件的呢？我的一些個(gè)人看法，供參考:

如何識(shí)別真假詢盤：

你可能每天都會(huì)收到很多新的訊盤，特別是如果你做了網(wǎng)絡(luò)推廣的話，但是其中有很多是無(wú)用或者虛假的訊盤，如果是一個(gè)真的客戶，你沒(méi)有認(rèn)真答復(fù)可能會(huì)失去，如果是國(guó)內(nèi)同行，如果你發(fā)了詳細(xì)的資料或者報(bào)價(jià)，將會(huì)泄漏自己的信息，特別是技術(shù)設(shè)計(jì)比較高的行業(yè)，泄漏信息是十分不好的。所以識(shí)別真假客戶是必要的。如何識(shí)別他們？

首先，查一下發(fā)件人的IP，方法：右鍵單擊收到的郵件，選擇屬性－詳細(xì)信息，在里面你會(huì)看到幾個(gè)IP地址，然后查詢IP所屬的區(qū)域，可以到ip.lk52.com這類的網(wǎng)站查，輸入IP地址就可以知道來(lái)自哪個(gè)地區(qū)；

其次，如果你的網(wǎng)站有計(jì)數(shù)器，同時(shí)可以參考一下計(jì)數(shù)器里面的IP記錄，看看是不是有這個(gè)IP瀏覽過(guò)你的網(wǎng)站；一般來(lái)說(shuō)用國(guó)外代理服務(wù)器上國(guó)內(nèi)工廠的網(wǎng)站比較困難，所以一般國(guó)內(nèi)的是用真實(shí)IP上你的網(wǎng)站，發(fā)送郵件的時(shí)候可能會(huì)用代理服務(wù)器。用計(jì)數(shù)器還有一個(gè)好處，就是可以知道瀏覽你網(wǎng)頁(yè)的是通過(guò)什么地方知道你的，是點(diǎn)擊B2B網(wǎng)站上面的鏈接還是直接輸入你的網(wǎng)站地址？如果是直接輸入地址，那就要想想他是怎么知道的。

第三，看看客戶發(fā)來(lái)郵件的時(shí)間，根據(jù)時(shí)差判斷客戶發(fā)送郵件的時(shí)間，比如早上八九點(diǎn)從德國(guó)IP發(fā)送過(guò)來(lái)的郵件基本有問(wèn)題。

第四，看看客戶在郵件里面是否留了詳細(xì)的聯(lián)系資料，如果有網(wǎng)址，詳細(xì)電話傳真地址等，一般比較可信，對(duì)于資料不全的，可以問(wèn)問(wèn)他的聯(lián)系資料，猜測(cè)有問(wèn)題的，可以發(fā)送傳真或者電話詢問(wèn)一下。打電話給客戶會(huì)讓客戶覺(jué)得你比較重視他，哪怕只是說(shuō)明一下收到了他的訊盤，有利無(wú)害。

第五，分析客戶訊盤的內(nèi)容，如果有具體的規(guī)格，詳細(xì)的要求，這類客戶比較有價(jià)值，如果只是籠統(tǒng)的要樣本價(jià)格單什么的，比較沒(méi)什么意義，至少短期沒(méi)什么價(jià)值。

對(duì)于使用YAHOO, HOTMAIL郵箱的訊盤，多留心。

如何撰寫一封規(guī)范的郵件：

1．使用統(tǒng)一的信紙，最好有公司的商標(biāo)，主要產(chǎn)品的圖片類別等等，很方便就可以做一個(gè)，網(wǎng)絡(luò)下載的信紙不太適合商務(wù)使用。

2．格式正確，統(tǒng)一，郵件主題合理，拼寫無(wú)誤。所有發(fā)給客戶的郵件應(yīng)該采用統(tǒng)一的格式：

（1）郵件主題最好有公司名字等，比如公司名字是EXPORT，行業(yè)是PLASTIC，這封郵件的內(nèi)容是給一款產(chǎn)品報(bào)價(jià)，那么主題可以寫Export Plastic/quotation of item A. 這樣有一個(gè)好處，可以方便客戶以及你自己以后查找給客戶的信息，對(duì)于來(lái)往郵件很多的客戶，開(kāi)始的時(shí)候我往往要花很多時(shí)間去查找以前的報(bào)價(jià)以及其它資料，但是現(xiàn)在通過(guò)主題就很方便知道郵件大概內(nèi)容是什么，節(jié)省很多時(shí)間。

（2）郵件正文兩端對(duì)齊：對(duì)于段落很多的郵件，正文兩端對(duì)齊會(huì)顯得很整潔。

（3）第一封郵件最好寫上Mr.或者M(jìn)s.某某，職位寫SALES MANAGER等，不管你是不是經(jīng)理，寫上沒(méi)關(guān)系，你職位高客戶會(huì)覺(jué)得把他當(dāng)回事，有好處。

（4）落款有公司標(biāo)識(shí)以及詳細(xì)聯(lián)系資料

3．版面整潔，在OE里面將撰寫郵件的字體，字號(hào)（10－12號(hào)比較好）都設(shè)置好，不要一會(huì)大字一會(huì)小字；也不要花花綠綠的，特別是不要全篇都是大寫字母，會(huì)增加閱讀的難度，讓人反感。除非是對(duì)一些需要特別提醒客戶注意的地方，可以用大寫，加粗，特殊顏色等突出顯示。

4．拼寫無(wú)誤，在每封郵件發(fā)出之前都應(yīng)該利用拼寫檢查工具檢查是否全部拼寫無(wú)誤

5．表述準(zhǔn)確，能夠準(zhǔn)確表達(dá)我方的觀點(diǎn)，不要使客戶產(chǎn)生任何的歧義，盡量避免有歧義的單詞或者短語(yǔ)，盡量避免使用俚語(yǔ)等。

6．詳細(xì)，能夠提供給客戶非常詳細(xì)的資料，回答他的問(wèn)題，并將他沒(méi)有問(wèn)到的問(wèn)題提出來(lái)。 有時(shí)候你提出的問(wèn)題會(huì)讓客戶覺(jué)得你很細(xì)心，很可靠而且非常專業(yè)。當(dāng)然，詳細(xì)并不是說(shuō)一股腦的將所有東西都托盤而出，應(yīng)該學(xué)會(huì)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候談適當(dāng)?shù)氖虑椤?/P>

7．有條理，能夠讓客戶清楚地明白郵件內(nèi)容，談完一件事再談另外一件，混在一起會(huì)讓人頭暈。很多時(shí)候，用1，2，3，4等標(biāo)出來(lái)你要說(shuō)的東西會(huì)非常有用，客戶很清楚就知道你要說(shuō)或者問(wèn)什么。

8．方式多樣，比如配合作圖說(shuō)明，照片說(shuō)明等，往往很多事情用語(yǔ)言很難說(shuō)清楚，但是如果給一張圖紙，或者一幅照片，那就一目了然了。比如你說(shuō)你如何玉樹(shù)臨風(fēng)，說(shuō)再多什么用，來(lái)張PP不就明白了？

9．及時(shí)，做到當(dāng)天郵件當(dāng)天答復(fù)，在收到郵件后應(yīng)該馬上整理出自己不能解決的技術(shù)問(wèn)題，及時(shí)提供給技術(shù)部門或者供應(yīng)商，要求他們?cè)谑裁磿r(shí)候給予詳細(xì)答復(fù)。養(yǎng)成一個(gè)好習(xí)慣，在早上收到郵件后，整理出哪些需要詢問(wèn)技術(shù)人員或者供應(yīng)商的，將問(wèn)題給他們后，再來(lái)回復(fù)能夠回復(fù)的郵件。如果不能當(dāng)天答復(fù)，給客戶一個(gè)說(shuō)明，為什么答復(fù)不了，并承諾一個(gè)明確的時(shí)間。

10．適時(shí)跟蹤，一般客戶都是同時(shí)詢問(wèn)很多的供應(yīng)商，所以要適時(shí)提醒他你把他放在心里，并讓他知道你在等待。比如公司有了什么技術(shù)改進(jìn)或者新的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，可以發(fā)送給很多客戶，或許機(jī)會(huì)就在那里。

11．學(xué)會(huì)維護(hù)和客戶的關(guān)系，這個(gè)是最難的一點(diǎn)，同時(shí)也是最重要的，需要自己體會(huì)。坦誠(chéng)對(duì)人，不要欺騙，基本的一點(diǎn)。適當(dāng)?shù)墓ЬS也很有用。

如何保存郵件：

基本我們用OE的比較多，郵件多了，往往找什么找很久，另外或許一次重裝電腦，什么都沒(méi)有了。所以，學(xué)會(huì)管理郵件。

1．在OE里面，默認(rèn)的郵件文件夾地址在系統(tǒng)盤，遇到重裝電腦的時(shí)候很容易丟，所以可以更改到非系統(tǒng)盤，點(diǎn)擊工具－選項(xiàng)－維護(hù)－存儲(chǔ)文件夾，將文件夾更改到非系統(tǒng)盤。

2. 在OE里面，按照客戶姓名或者地區(qū)等，新建文件夾，將相關(guān)的郵件存儲(chǔ)到相關(guān)的文件夾里面。比如建立一個(gè)以客戶姓名命名的文件夾，將他發(fā)送過(guò)來(lái)的郵件全部存在他的文件夾里面。

3．重要客戶的重要郵件，應(yīng)該及時(shí)保存到安全的地方，單封郵件用另存為即可，如果多封郵件，可以全部選中，按照附件轉(zhuǎn)發(fā)，存儲(chǔ)新的郵件即可，你要保存的信息都在附件里面。

4．對(duì)于一些格式化或者可以適用于不同客戶的信息，可以單獨(dú)保存。比如公司的介紹。還有比如你給了一個(gè)客戶一個(gè)SOLUTION，或許以后還有其它客戶詢問(wèn)相同或者相關(guān)的東西，如果你保存好了，可以馬上COPY過(guò)來(lái)，不用冥思苦想到底我當(dāng)時(shí)是發(fā)給了哪個(gè)客戶了呢，要花費(fèi)很多的時(shí)間去查找或者重新做。

5．定期將客戶郵件內(nèi)容整理出來(lái)，用一個(gè)EXCEL表格統(tǒng)計(jì)發(fā)給一個(gè)客戶的信息，哪天發(fā)了什么東西，報(bào)了什么價(jià)格，一目了然。重要客戶的信息可以打印保存，最安全。